Les jeunes générations sont de plus en plus attirées par le télétravail qui leur permet d’éviter les longs trajets et de trouver un juste équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Les entreprises comptent également sur le télétravail pour économiser sur les coûts d'un espace de bureau traditionnel. Le télétravail est également devenu un réel argument de recrutement. Il permet d’attirer les talents, d’augmenter la motivation des salariés et leur satisfaction. Les salariés se sentent plus responsabilisés, davantage en confiance, autonomes ce qui favorise leur productivité et réduit le turnover dans les entreprises. Toutefois, les ressources humaines doivent faire face aux problèmes de sécurité et aux distractions accrues des employés qui travaillent en dehors du bureau. Voici quelques-uns des défis auxquels sont confrontés les départements des ressources humaines en matière de télétravail.
Quand une entreprise met en place un système de télétravail, les ressources humaines doivent établir une définition claire de ce que l’entreprise considère comme travail flexible. De nombreuses entreprises se sont progressivement éloignées de la journée de travail normale de 9 heures à 17 heures. Elles ont permis à leurs employés d’organiser leur emploi du temps de façon plus libre tout en travaillant le même nombre d’heures. Les employés qui ont une famille peuvent ainsi répondre à leurs engagements parentaux et de grandes entreprises ont noté moins d’absentéisme. L'inconvénient de la flexibilité des horaires incite cependant les travailleurs à profiter de la situation pour reporter des tâches importantes, parfois involontairement. Travailler à domicile ouvre les employés à une multitude de distractions. La mise en œuvre d'une politique interne et d'un calendrier défini permet d'éviter de reporter des réunions si les membres conviés ne sont pas tous présents au bureau par exemple. Les employés doivent également comprendre quand ils sont censés être disponibles pour travailler au cours d’une journée de travail type.
Les employés doivent avoir la responsabilité de s’acquitter de leurs tâches selon un calendrier qui leur convient mais la communication ne doit pas être oubliée. La technologie facilite la communication de nos jours, mais cela ne signifie pas que les travailleurs pratiquant le télétravail restent toujours au fait des dernières nouvelles au bureau. Malgré la rapidité des communications électroniques, la communication verbale demeure la première pour la transmission des informations. Dans un environnement de bureau, les employés se renseignent sur les réunions et les changements rapides de l'entreprise grâce au bouche à oreille. Les employés qui se trouvent en dehors du bureau n’ont donc pas toujours les informations. De plus, les équipes doivent parvenir à maintenir un esprit d’équipe, une bonne communication et éviter le sentiment de solitude. Les départements des ressources humaines doivent mettre en place une politique de communication appropriée pour s'assurer que les travailleurs à domicile restent au fait des changements de l'entreprise et des mises à jour pertinentes.
La confiance joue également un rôle important dans la mise en place d’une stratégie de télétravail. Les distractions affectent tous les employés, mais les employés travaillant de chez eux peuvent être beaucoup plus distraits en raison de leur environnement familier. Les enfants, le téléphone, la télévision, les tâches ménagères ou le frigidaire par exemple, peuvent avoir une incidence sur la capacité d’un employé à se concentrer sur son travail. L’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les ressources humaines en matière de télétravail est de savoir comment motiver les travailleurs à domicile à rester à leur poste. Cela peut être accompli en effectuant un contrôle méticuleux pour s'assurer que les employés ont les bonnes aptitudes pour travailler à domicile. Les employés doivent être motivés et hautement responsables pour travailler en dehors du bureau. Le choix des employés qui nécessitent peu de supervision réduit le risque de perte de productivité.
Les employés qui travaillent en dehors du bureau doivent avoir accès à leurs fichiers de manière sécurisée. Cette sécurité des systèmes d’information est essentielle à la bonne marche de l’entreprise. Les professionnels des ressources humaines doivent s'assurer que seuls les employés ont accès aux documents dont ils ont besoin via des ordinateurs portables et autres appareils électroniques sécurisés. Les ressources humaines doivent également faire signer à leurs employés une charte qui mentionne les interdictions et la conduite à tenir en matière de sécurité informatique. L’entreprise doit avoir une politique en place pour gérer les accès aux différentes plateformes et logiciels de travail à distance immédiatement après l'arrêt d'un travailleur indépendant ou une démission par exemple pour éviter tout risque que des informations ne tombent accidentellement dans de mauvaises mains.
Le télétravail peut permettre aux entreprises d’économiser en espace de bureau, en frais de déplacement et autres coûts associés aux besoins en ressources internes. De nombreuses entreprises constatent des résultats significatifs en faisant travailler certains de leurs employés en dehors du bureau. Toutefois, les ressources humaines devront prendre en compte les coûts liés à l’équipement de travail des employés en télétravail (ordinateurs portables, système informatique à distance fiable, équipe technique, etc.) à mettre en place.
L’enjeu pour les ressources humaines est également de diminuer le coût de l’embauche et de la formation. Les talents deviennent difficiles à trouver et il est important pour les entreprises de se concentrer sur la rétention du personnel
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